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Excel の「並べて表示」をもっと活用!

こんにちは。PC事務サポーターさとうです。
本日はEXCELで資料作成のお仕事です。
できるだけ楽して作りたいのでExcelのワザを駆使します.。
そんな中で気づいた「結構知られてないけど、使えたら便利」というワザをお伝えしたいと思います。
【お題】1シート目と2シート目で、書式をそろえて資料を作成する
まずは1ページ目に相当するものを1シート目に作成して体裁を整えます。
タイトルの背景色・文字色・書体を変更して目立つように加工したり、必要なら表やグラフ・図形なども入れて、見栄えよく書式を変更していきます。
そして2シート目を作成開始。この時、同じ文書内ならタイトルや表・グラフなどの書式や文言を統一させたいですよね?
図形などもそろえるなら、隣に置いて見ながらコピペできれば便利ですよね?
ってことは、1シート目と2シート目を並べれば楽に作業できますね。
もしこれが2シート目ではなく、別のExcelファイルなら2つ同時に開いて「並べて表示」すればいいので簡単です。しかし今回のように同じファイル内の別シートだと「2つ同時に開く」ことができない・・・。
こんな状況で困ってしまったことってないですか?
知ってる人が少ないのですが、「同じファイルを2つ同時に開く」って簡単にできますよ(^_^)
表示→新しいウィンドウを開く
表示タブ(①)内にある「新しいウインドウを表示」(②)をクリックすると、あら不思議。表示していたExcelファイルがもう一つ開きます。
次に「整列」(③)をクリックし、「並べて表示」(④)すれば、同一ファイル内のシートを確認しながら入力できます。
ほら、同じファイル名が2つ並んでいるでしょ?(サンプルは「上下に並べて保存」を選択)
並べて表示サンプル
サンプルはシステムの動きをまとめようとしている資料。矢印の色に意味があるので、お手本からコピペしてます。
同じファイルに対して2画面から入力している状態なので、2つの画面はリアルタイムに変更されています。
確認しながらの入力が終わればどちらかを閉じてもOKです。2つ開いたまま保存もできます。
使う場面は限られてるかもしれませんが、知ってると結構便利な機能ですよ。
やり方は覚えなくていいので、「こんなことができる!」ってことだけ頭の隅に置いといてください。
できることがわかっていれば、やり方は調べることができますから。
一つひとつは簡単そうでも、いくつもになると面倒 かつ 時間を取られる資料作成・・・。



事務員さんを雇うほどではないんだけど、自分の仕事で手いっぱいで回らない・・・。
そんなお悩みをお持ちの個人事業主や経営者のみなさん、資料作成は得意な人に任せて、ご自身は本業に専念しませんか?
お問い合わせはメールフォームかコメント欄から簡単にできます。
ご連絡お待ちしております。

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プロフィール

【広島】パソコン作業効率化サポーター さとう

Author:【広島】パソコン作業効率化サポーター さとう
主に起業家さん向けに、仕事でのパソコン作業の効率化に関するサポートをしています。
「パソコンが苦手」という方には、タイピングやパソコン操作の基礎からのレッスンを。
「ある程度使える」という方には、仕事でよく使うアプリケーションの効率的な使い方について、お仕事にあったやり方をお教えします。
「定期的な作業が多くて大変」という方には、もっと簡単に作業ができるようなツールを作成します。
「忙しくて事務作業まで手が回らない」という方には、資料作成・会計処理などのパソコン事務作業を代行します。
その他、広く起業家さんサポートとして名刺・チラシのデザイン~印刷も承ります。

【経歴】
ワープロ・パソコンインストラクター。各種資格取得コース担当。最高合格率98%。
情報処理・システムアドミニストレータ資格取得コース担当講師。
大手通信会社企画課で販売数・契約状況などの資料作成担当。
プログラマ・SEとして、多くのシステム開発を担当。

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