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事例紹介~処理はもちろん実行タイミングも重要!

こんにちは。起業女子・お勤め女子のパソコンサポーター さとうです。

先日ご依頼を受けた「まるっとスッキリコンシェルジュ」秀島知子さんご依頼のマクロの2つめを紹介します。
「マクロって何?」「どういうことができるの?」という方にとって参考になればと思います。
※秀島知子さんのご紹介☆

先日、「生年月日から数秘を自動計算し、それに該当するファイルを自動表示する」というマクロをご紹介しました。
今回はもう一つの依頼である
ワードで文章を変更したら、パワーポイントも同じように変更する
というマクロについてご紹介したいと思います。

マクロ事例紹介02

秀島さんはお仕事でたくさんのファイルを扱ってらっしゃいます。
その中に「書いてある内容はほぼ同じ」であるワードファイルとパワーポイントファイルがありました。
つまり同期をとる必要があるため今までは、ワードを変更・保存したら、今度はパワーポイントを立ち上げて、パワーポイントでもワードと同じように変更していたのです。
一度や二度ならそれほどでもない作業ですが、変更頻度が高く、同期するファイルが多いと結構な手間になります。
ここを何とかならないかというご相談でした。

ワードとパワーポイントで「同じように変更する」ということは、ワードの文字列をパワーポイントにコピーするのと同じことになります。
なので今回は、
  1.ワードで入力した文字列を各段落ごとにコピーして、
  2.パワーポイントで作ったフォーマットを起動し、
  3.所定の位置に貼り付ける
という手順にしました。

合わせてテキストボックスの背景色もワードとパワーポイントで合わせてほしいというご要望もありました。
マクロを使えば、文字だけでなく色や枠線の太さなどの書式もコピーすることが可能です。

パソコンに覚えてもらう処理ができたら、今度はいつ実行するかを考えます。
今回実行するタイミングは、ワードを変更して保存するときに自動実行するようにしました。
専用のボタンを置くことも考えましたが、パソコンを買い替えた時に「ボタンがない!」ということになるのを防ぐためです。
また、「ボタンをクリックする」という作業もなくなるので、ボタンの押し忘れによるコピー忘れもありません

いかがでしょうか?
なかなか言葉だけで理解するのは難しいとは思いますが、「繰り返しやっている作業」というのはパソコンの自動実行に移せるものが多いです。
パソコン作業に時間を取られている方は、一度「マクロ作成」を検討してみてはいかがでしょうか?
「創楽(そら)」では、処理の自動化はもちろんのこと、実行タイミングについてもお客様の手間を減らせるように考えて作成させていただきます。

「この作業をもっと楽にできたら・・・」というものがある方、ぜひ一度ご連絡ください。
お問い合わせはメールフォーム または コメント欄からお願いします。

【マクロ作成料金】
マクロ作成は作業量によってお値段が変わります。
まずお話をお聞きして作業量を見積もりし、それに時間単価をかけて料金を計算します。
■基本料金 10,000円 ⇒ モニター価格で今なら 6,000円
■作業単価  3,500円 ⇒ モニター価格で今なら 2,500円(1時間あたり)
 ※今回の事例であれば、作業時間は6時間です。

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プロフィール

【広島】パソコン作業効率化サポーター さとう

Author:【広島】パソコン作業効率化サポーター さとう
主に起業家さん向けに、仕事でのパソコン作業の効率化に関するサポートをしています。
「パソコンが苦手」という方には、タイピングやパソコン操作の基礎からのレッスンを。
「ある程度使える」という方には、仕事でよく使うアプリケーションの効率的な使い方について、お仕事にあったやり方をお教えします。
「定期的な作業が多くて大変」という方には、もっと簡単に作業ができるようなツールを作成します。
「忙しくて事務作業まで手が回らない」という方には、資料作成・会計処理などのパソコン事務作業を代行します。
その他、広く起業家さんサポートとして名刺・チラシのデザイン~印刷も承ります。

【経歴】
ワープロ・パソコンインストラクター。各種資格取得コース担当。最高合格率98%。
情報処理・システムアドミニストレータ資格取得コース担当講師。
大手通信会社企画課で販売数・契約状況などの資料作成担当。
プログラマ・SEとして、多くのシステム開発を担当。

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